9 principes de la stratégie de lieu de travail numérique

En accompagnant les entreprises dans l'identification et la résolution des besoins technologiques liés à leur transition vers le travail hybride, nous avons formulé neuf principes devant guider toute stratégie d'environnement de travail numérique. Nous les partageons pour nourrir la réflexion de ceux qui s'interrogent sur le fonctionnement idéal de l'espace de travail numérique.

1. Faire preuve d'empathie envers les employés

Lors de la conception d'un environnement de travail hybride, il est essentiel de consulter ses utilisateurs : les employés. Leurs objectifs diffèrent souvent de ceux de l'employeur. Par exemple, alors qu'une entreprise cherche à optimiser sa surface immobilière, un employé se souciera davantage de se sentir connecté à son équipe ou de préserver un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée. Mener des recherches qualitatives auprès des employés pour comprendre leurs besoins humains, leurs comportements et leurs motivations permet à l'employeur de garder ces objectifs à l'esprit tout comme les objectifs commerciaux. En cultivant intentionnellement l'empathie envers les employés, nous pouvons concevoir de meilleures solutions, fondées sur des personnes réelles et des problèmes concrets.

2. Privilégier le mobile

Dans un environnement de travail hybride, les employés doivent disposer d'un point d'accès unique pour obtenir des informations sur le bureau, organiser leur journée, interagir avec leur équipe, accéder physiquement aux locaux et réserver des services. Cet outil doit prendre la forme d'une application sur smartphone.

3. Collecter des données dès le premier jour

Personne ne sait encore quels types d'espaces de travail seront les plus populaires, efficaces ou productifs. La collecte et l'analyse rapides de données sur l'utilisation des espaces sont essentielles pour prendre les bonnes décisions sur les aménagements à privilégier, permettant ainsi aux propriétaires d'optimiser l'usage de surfaces réduites.

4. Ne rien imposer

Les données doivent être collectées sans contrainte ni charge supplémentaire pour les employés. Créer une expérience fluide signifie réduire les points de friction, tant au sens propre qu'au figuré, afin de ne pas demander aux employés d'ajouter des étapes à leurs processus existants ou de s'engager dans des activités qui ne contribuent pas directement à leur productivité.

5. Respecter la vie privée

La collecte de données doit se faire dans le plus grand respect de la vie privée des employés et, tout en étant aussi précise que possible, doit être envisagée à l'échelle de la communauté plutôt qu'à celle de l'individu. La reconnaissance faciale ou la collecte de données démographiques sont à exclure.

6. Réduire et simplifier

La technologie pour la technologie est coûteuse et inefficace. Au contraire, les systèmes et applications doivent être rationalisés jusqu'à ce qu'il n'y ait plus ou très peu de chevauchement fonctionnel, sans pour autant créer de lacunes.

7. Briser les silos

Les meilleures données sont transversales : par exemple, les systèmes de gestion des installations peuvent informer la sécurité, et les systèmes audiovisuels peuvent informer les services généraux. Plus les organisations, systèmes et applications internes participent à un programme de flux de données, plus les bénéfices seront partagés. Développer une vision commune pour un projet ou un programme est l'un des aspects les plus cruciaux d'une stratégie d'environnement de travail numérique, car cela fournit une direction, une source d'inspiration et une motivation pour l'alignement interservices. Les chefs de projet, les responsables de services et les parties prenantes engagées doivent tous adhérer à cette vision commune et être capables de la communiquer.

8. Sécuriser le réseau

Bien que les systèmes basés sur le cloud soient les plus répandus et les plus flexibles, la sécurisation des données stockées dans ces systèmes, tout comme celle du réseau physique d'une entreprise, est tout aussi importante que la confidentialité des données personnelles. Aucun système n'ayant pas été dûment validé — conformément aux normes de sécurité réseau et informatique internes de l'entreprise — ne devrait être spécifié.

9. Innover de manière agnostique

Il n'existe aucune solution, aucun fournisseur ni aucune combinaison de fournisseurs unique et prédéfinie pour les différents aspects d'une stratégie de lieu de travail numérique. Chaque entreprise dispose d'un portefeuille d'applications existant qui doit être priorisé, et lorsqu'il est nécessaire d'ajouter des fonctionnalités, il existe un grand nombre d'applications établies et adaptées dans chaque secteur. La sélection des fournisseurs, des plateformes et des applications doit reposer sur les besoins spécifiques et les résultats souhaités par le client. De plus, toutes les solutions ne fonctionnent pas de manière optimale « clé en main ». Les clients ont souvent besoin de créativité pour exploiter les systèmes existants et d'innovation pour faire passer les solutions intégrées au niveau supérieur.

TEECOM peut vous aider

TEECOM aide les entreprises à formuler et à mettre en œuvre des stratégies de lieu de travail numérique, en déterminant les systèmes technologiques nécessaires pour soutenir leur futur environnement de travail. Pour poursuivre la discussion, utilisez le formulaire Contactez TEECOM situé en bas de page.