Les entreprises nationales et internationales qui étendent fréquemment leur parc immobilier et suivent des normes bien établies connaissent le coût réel de la mise en œuvre des systèmes technologiques. Elles sont prêtes à investir ces sommes sans hésiter.

Les entreprises qui réalisent des projets moins fréquemment ou pour la première fois n'élaborent souvent pas de budget technologique détaillé, supposant que le budget électrique couvre ces coûts. Beaucoup sont très surprises d'apprendre qu'aucune ou très peu de ressources sont allouées à la technologie dans le budget électrique. Les propriétaires assimilent également le budget technologique au coût de l'équipement tel qu'il apparaît en ligne. Nombreux sont ceux qui sont frappés par le coût réel de la mise en œuvre des systèmes technologiques qu'ils envisagent pour leurs installations. Nous avons vu des clients se plier en quatre pour tenter de faire correspondre la réalité à leurs attentes.

Les retards de projet et les modifications coûteuses surviennent à la suite d'idées fausses initiales sur des budgets technologiques réalistes. Dans cet article, nous soulignerons ce qui peut mal tourner lorsqu'un budget réalisable n'est pas établi aux premiers stades d'un projet, et comment TEECOM peut aider à prévenir cela.

Ce qui peut mal tourner

Un ou plusieurs des scénarios suivants se produisent souvent, impactant négativement les budgets et les calendriers des projets.

• Systèmes manquants: Les propriétaires se tournent vers un entrepreneur en conception-construction qui propose un prix bas au mètre carré. Ce n'est qu'à un stade avancé du processus de construction qu'ils apprennent que ce prix n'inclut pas la sécurité, les télécommunications et l'audiovisuel (AV). Le propriétaire tente alors d'ajouter ces systèmes après coup, et le coût peut dépasser l'intégralité du budget de réserve du projet.
• Sécurité et sûreté: Les propriétaires réalisent un projet avec le budget initial qui fonctionne dans une certaine mesure. En termes de sécurité, cependant, il peut ne pas répondre aux normes de diligence du secteur et créer un risque pour l'organisation en offrant une protection incohérente.
• Risques opérationnels: Après avoir examiné une estimation de coût précise, une partie prenante tente de diviser la différence par rapport à son budget initial ; par exemple, en décidant de dépenser 200 000 $ alors que son budget initial était de 50 000 $ et que l'estimation est de 400 000 $. Le résultat est qu'ils dépensent plus d'argent qu'ils ne le souhaitaient sans atteindre la fonctionnalité désirée.
• Manque de standardisation : Une organisation nationale ou mondiale construisant dans différents bassins de ressources tente de livrer le projet au coût le plus bas dans chaque emplacement. Ils peuvent atteindre la fonctionnalité souhaitée et économiser un peu d'argent. Mais en ne standardisant pas leurs systèmes, ils se retrouvent face à un cauchemar opérationnel et ont transféré les coûts de gestion et de maintenance de ces systèmes aux bureaux locaux.
• Ordres de modification: Le budget initial est utilisé pour commencer la construction, ce qui entraîne des ordres de modification qui rendent finalement la mise en œuvre plus coûteuse, plus lente et plus perturbatrice que nécessaire.
• Services additionnels: Les propriétaires réalisent un projet en respectant le budget initial, mais celui-ci ne fonctionne pas comme prévu. Des travaux de services additionnels coûteux et perturbateurs sont alors nécessaires une fois les locaux occupés.

TEECOM peut vous aider

La réussite d'un projet, de sa conception à sa clôture, implique des coûts pour tout, de la formation aux plans de récolement, en passant par les garanties logicielles et la mise en service rétroactive. Même les estimateurs de coûts professionnels manquent d'outils pour évaluer précisément l'ensemble de ces dépenses. En tant que consultants en technologie — qui sélectionnons l'équipement approprié, concevons ces systèmes complexes et intégrés, et gérons leur mise en œuvre — nous connaissons parfaitement tous les coûts impliqués.

Au minimum, une discussion budgétaire avec TEECOM peut éviter à un projet de rencontrer les difficultés décrites ci-dessus. Cette conversation peut aborder les points suivants.

• La norme de diligence dans l'industrie : ce que proposent les pairs d'une entreprise et par rapport à quoi elle sera évaluée.
• Les fonctionnalités qu'une entreprise attend de ses systèmes technologiques et les moyens les plus rentables pour les obtenir.
• Les plans de croissance d'une entreprise et ce qui s'avérera le plus rentable dans l'espace et dans le temps. Surtout pour les organisations nationales et mondiales, disposer d'un budget et de normes, ainsi que centraliser les coûts administratifs, permet non seulement de fluidifier les opérations, mais aussi de générer un pouvoir d'achat. Une entreprise peut bénéficier d'un support dédié de la part du fabricant et former cette équipe.

TEECOM peut fournir une Estimation des coûts de construction probables (OPCC), parfois appelée estimation d'ingénieur. Nous fournissons des OPCC initiales généralement précises à 30 % près. À mesure que les projets avancent et que des informations supplémentaires sont connues, nous mettons à jour nos OPCC pour atteindre une précision de quelques points de pourcentage, voire plus étroite dans le cas des systèmes audiovisuels (AV). Si TEECOM est retenu pour des services de conception et de gestion de projet, nous pouvons aider à tenir les entrepreneurs responsables du respect de ce budget et de ce calendrier. Même sans retenir les services de TEECOM, la conversation initiale et l'OPCC peuvent orienter le projet vers une voie plus définie vers le succès.

Un budget réellement réalisable est inestimable. C'est le premier point de repère à partir duquel de nombreuses lignes sont tracées et les révisions futures mesurées. Si ce point est mal placé, ces lignes sont facilement franchies. Après avoir présenté un budget initial à la direction, personne n'a envie de revenir en arrière pour dire que le budget réel est bien plus élevé que ce qui avait été identifié à l'origine. Cependant, en s'appuyant sur des experts en la matière capables de fournir une OPCC fiable et de livrer le projet si nécessaire, cette conversation garantira un résultat prévisible.