¿Comprar o desarrollar? Por qué TEECOM creó una herramienta de gestión de contactos internamente

Toda empresa, pequeña o grande, desea contar con mejores herramientas. A veces, esto surge del deseo de hacer que los procesos sean más eficientes o de garantizar nuevos niveles de integridad de los datos. Otras situaciones requieren nuevas herramientas para respaldar nuevas líneas de negocio o permitir una mejor colaboración. Al final del día, toda empresa se enfrentará a la decisión de comprar o desarrollar su solución ideal. Para algunas empresas, la respuesta es sencilla: comprar las herramientas y adaptar sus procesos a las posibles carencias de estas. Para muchas, desarrollar una herramienta nueva está fuera de su experiencia y, aún más, fuera de su presupuesto.

Gracias a nuestro grupo dedicado de I+D, el desarrollo de herramientas es una parte fundamental del trabajo de TEECOM. Un ejemplo surgió cuando nuestra base de datos de contactos alcanzó un tamaño considerable y, como muchas empresas, nos vimos obligados a considerar: (a) cómo gestionarla; y (b) qué queríamos hacer exactamente con la información que teníamos. No queríamos un sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM). La mayoría de los CRM están basados en un "embudo de ventas", tratando a cada contacto como un posible objetivo comercial.

La mayoría de nuestros contactos son personas con las que ya tenemos una relación, no "clientes potenciales". Realmente queríamos un sistema sencillo que permitiera a todos en la empresa crear y encontrar fácilmente información de contacto de nuestros miles de colegas y asociados, sin una enorme carga administrativa. Este deseo sencillo resultó sorprendentemente difícil de satisfacer con una solución del mercado. Así que decidimos crear la nuestra.

‍

Desarrollar un producto desde cero

TEECOMlabs, nuestro grupo interno de I+D, se encargó del proyecto, que finalmente se llamaría Callback One. Fue una buena oportunidad para que el grupo probara el desarrollo de un producto de software desde cero con una "audiencia cautiva" real (los empleados de TEECOM). "Desde el principio, buscábamos la aplicación de contactos más sencilla posible", comentó Alex Serriere, director de TEECOM y líder del grupo de I+D. Principalmente, Callback One necesitaba:

1. Tener una búsqueda rápida e inteligente;
2. Gestionar la coherencia fácilmente;
3. Funcionar en distintas plataformas; lo más importante, funcionar en dispositivos móviles incluso sin conexión, una característica de la que carecían muchas bases de datos de contactos compartidas en aquel momento (y que siguen sin tener).

Los desarrolladores de software de TEECOMlabs, Eli Phillips y Tommy Schaefer, diseñaron y programaron el producto y lo lanzaron para realizar pruebas, respondiendo a los comentarios enviados a través de un canal de Slack dedicado. "Lo lanzamos a los usuarios tan pronto como pudimos para obtener comentarios e iterar", explicó Tommy, quien estaba a cargo de la versión basada en navegador. "Hicimos cambios basados en los comentarios. Por ejemplo, David Marks, presidente y director ejecutivo, sugirió incorporar un historial de búsqueda, y lo añadimos.

"Eli, quien estuvo a cargo del desarrollo de la aplicación para iOS, resolvió el complejo desafío de la búsqueda, que es una función vital para cualquier base de datos de contactos. Su solución permite que Callback One produzca resultados rápidamente, clasificados por tipo. Por ejemplo, si buscas "Eli", obtienes una lista de personas llamadas Eli, una lista de empresas con "Eli" en el nombre y ciudades con "Eli" en el nombre. Eli también incorporó una configuración en la aplicación para iPhone que permite que los contactos de tu base de datos de Callback One aparezcan en tu identificador de llamadas, una función inusual en una base de datos de contactos compartida.

Otras funciones de las que el equipo de desarrollo se siente orgulloso incluyen una cola de aprobación de contactos basada en equipos, fundamental para la coherencia y la escalabilidad; una función de carga de tarjetas de presentación mediante la cámara del teléfono inteligente; y la integración de la base de datos con Slack, para que cualquier persona con acceso a la base de datos pueda realizar búsquedas con un comando de barra de Slack y compartir un contacto en un canal.

La interfaz de Callback One es deliberadamente sencilla y plana, reflejando su enfoque en hacer pocas cosas, pero hacerlas muy bien. La adopción interna de Callback One en TEECOM ha sido un éxito; el 100% de los empleados tiene cuenta y actualmente hay 11,515 contactos en la base de datos, con cerca de 10,000 interacciones y 4,000 búsquedas en el último año. ¿Quizás lo mejor de todo? "Somos completamente dueños de nuestro propio destino", afirmó Alex Serriere.

¿Comprar o desarrollar?

"Siempre surge esta pregunta cuando se trata de procesos empresariales: ¿comprar o desarrollar?", comentó Alex. "Hoy en día existen tantas herramientas fantásticas que la respuesta suele ser 'comprar', pero a veces te encuentras en esa situación única en la que tus necesidades son tan específicas que nada las satisface". Muchas empresas medianas de arquitectura e ingeniería se encuentran en la misma situación sin contar con recursos de desarrollo, razón por la cual TEECOM ha puesto Callback One a disposición mediante suscripción empresarial. Visite el sitio web del producto Callback One para obtener más información. Mientras tanto, TEECOMlabs continúa desarrollando herramientas de software internas para ayudar a nuestros ingenieros y operaciones comerciales a servir a nuestros clientes de manera más eficiente, con la mirada puesta en una industria cada vez más impulsada por el aprendizaje automático y la IA. Manténgase al tanto.