Como firma que diseña sistemas tecnológicos que impactan directamente en la vida laboral de nuestros clientes, TEECOM es muy consciente de que la colaboración virtual es el futuro. Los arquitectos e ingenieros han perseguido el sueño de una oficina sin papel con entusiasmo desde hace tiempo, pero los procesos del sector en torno a la revisión de planos de construcción hacen que esto sea un desafío. Hace unos cinco años, el personal técnico de TEECOM decidió pasar de las revisiones y correcciones en papel a las electrónicas. Desafortunadamente, el software que utilizábamos en ese momento no contaba con herramientas de marcado adecuadas y resultaba frustrante de usar.

Decidimos adoptar Bluebeam Revu, una herramienta creada específicamente para la edición, colaboración y marcado de archivos PDF. La capacidad de marcar conjuntos de planos de forma colaborativa ha cambiado por completo nuestro proceso de diseño, revisión y producción, e incluso nos ha llevado a modificar el hardware que utilizamos en nuestros escritorios. Nuestro nuevo proceso electrónico es mucho más productivo y colaborativo que nuestro antiguo proceso en papel.

Cómo llevamos la colaboración a la nube

Debido a que el proceso original de revisión en papel de TEECOM era engorroso y lento, solo imprimíamos planos para marcar unas pocas veces durante cada fase. Usábamos varios colores de bolígrafo (rojo para adiciones, verde para eliminaciones y azul para comentarios) e imprimíamos varios juegos, con un ingeniero para cada disciplina marcando su propio juego. Los ingenieros tardaban una semana en marcar los planos y otra semana más para que nuestro personal de producción incorporara las correcciones en Revit. El problema de este proceso es que los ingenieros no entregaban las correcciones a producción hasta que terminaban. Realmente necesitabas tener todo el conjunto frente a ti para verificar que todo estuviera coordinado, por lo que te movías constantemente entre planos.

Una vez completadas las correcciones, los planos se dividían y se entregaban al personal de producción. Teníamos juegos de marcado para telecomunicaciones, seguridad y audiovisuales, a pesar de que los planos se crearon como un paquete tecnológico combinado. Descubrimos que nuestros ingenieros marcaban la misma información en sus juegos, lo que provocaba que nuestro personal de producción intentara corregir en los planos algo que ya se había solucionado. También teníamos dificultades para rastrear quién creó la marca y quién la incorporó en Revit. No había un registro de auditoría para rastrear esto, por lo que era difícil volver atrás y averiguar por qué una corrección no se había aplicado en los planos.

Archivar las hojas marcadas era un desafío. Implementamos un proceso de escaneo de las copias impresas, pero era engorroso. Una vez que probamos, compramos e implementamos Bluebeam Revu para el personal técnico, básicamente usamos el mismo proceso descrito anteriormente, pero de forma electrónica. Esto nos permitió realizar un seguimiento de quién creaba las marcas y quién las incorporaba en la producción, pero seguíamos teniendo el problema de que cada ingeniero creaba su propia marca. El personal de producción todavía tenía que esperar a que el ingeniero terminara sus marcas y liberara el archivo PDF antes de poder incorporarlas en Revit.  

El otro problema era que solo una persona de producción podía abrir el archivo PDF y marcar los elementos como completados, porque el archivo quedaba bloqueado por la persona que lo tenía abierto. No tuvimos una gran adopción de este proceso debido a estos problemas, y seguía siendo difícil revisar un plano a tamaño completo en los dos monitores de 23” que usábamos en cada escritorio. Tenías que hacer zoom para ver los detalles. Nos emocionamos mucho cuando Bluebeam lanzó Bluebeam Studio, que resolvió la mayoría de nuestros problemas y nos permitió cambiar completamente nuestros procesos. Bluebeam Studio funciona de manera similar a Google Docs. Muchos usuarios pueden trabajar en el mismo documento al mismo tiempo. Ahora podíamos imprimir un juego para marcar y subirlo a la nube. Esto se llama Sesión de Studio. Todos los ingenieros pueden marcar el mismo documento al mismo tiempo y todo el personal de producción puede ver las marcas instantáneamente.

Seguimos usando los mismos códigos de color mencionados anteriormente. Ahora, en lugar de tardar un mínimo de dos semanas en completar un ciclo de marcado y producción, redujimos el tiempo a una semana. El personal de producción puede empezar a trabajar en las marcas de inmediato y los ingenieros pueden ver las marcas de todos, por lo que no hay duplicidad. Nuestro personal de producción utiliza un filtro en Bluebeam para ver qué marcas ya se han completado y cuáles no. El software realiza un seguimiento de quién hizo la marca y quién la incorporó en la producción, lo que nos permitió archivar la sesión de marcado.

Este nuevo proceso nos permitió realizar muchos más ciclos de marcado por entregable de lo que era posible con el proceso de marcado en papel. De hecho, en algunos de nuestros proyectos más grandes, siempre hay una sesión de Bluebeam Studio abierta para que los ingenieros marquen. A estas las llamamos sesiones de estudio continuas. Somos capaces de realizar un mejor diseño con menos retrabajo porque estamos dando pasos más pequeños hacia el entregable final utilizando este proceso. Bluebeam también nos permite rastrear la cantidad de marcas que quedan en la sesión, por lo que, a medida que nos acercamos a la fecha límite, tenemos los datos para decidir si necesitamos agregar recursos al personal de producción. Renovamos nuestros procedimientos de ingeniería y revisión de control de calidad para incorporar este proceso en el flujo de trabajo. Agregamos un cuarto color, el morado, para los comentarios entre ingenieros. También usamos la función de alerta, que esencialmente crea una tarea asociada con una marca.  

Bluebeam envía por correo electrónico una captura de pantalla de la tarea y un hipervínculo a la persona a la que alertaste, para que simplemente puedan hacer clic en el enlace del correo electrónico, lo que a su vez abre Bluebeam y los lleva al plano y la vista correctos para que puedan abordarlo rápidamente. Una vez que todos comenzamos a usar este proceso, nos dimos cuenta de que nuestros monitores duales de 23” no iban a ser suficientes. Actualizamos a todo el personal técnico con monitores 4K de 43”, lo que nos permite revisar un plano a tamaño completo y ver los detalles sin tener que hacer zoom.

Mejora continua

Buscamos constantemente formas de aprovechar Bluebeam y este proceso para aumentar la productividad y generar mejores diseños. Actualmente, estamos desarrollando un método para extraer datos de las revisiones de ingeniería y de las marcas de control de calidad (QA/QC), los cuales integraremos en una base de datos que nos permitirá realizar un seguimiento de los errores más comunes de nuestro equipo de ingeniería y producción. De este modo, podremos enfocar nuestra formación de manera inteligente en esas áreas específicas.

La transición de la colaboración física a la virtual requiere prestar mucha atención a cada paso del proceso. Nuestra experiencia con Bluebeam Studio nos ha enseñado lecciones valiosas sobre la relación entre los entornos virtuales y físicos, las cuales aplicaremos a los proyectos de nuestros clientes a medida que seguimos encontrando formas más eficientes de llevarlos a cabo.