Une technologie au service d'un retour au bureau en toute sécurité à l'ère de la COVID-19

Alors que nous envisageons un retour progressif au travail dans les bureaux, beaucoup s'interrogent sur ce que sera l'environnement de travail post-COVID-19 . Aurons-nous une plus grande proportion de collaborateurs en télétravail ? Allons-nous réduire la densité de nos espaces ouverts ? Allons-nous supprimer des sièges dans les salles de réunion pour garantir une distance de sécurité entre chacun ? Les réponses à toutes ces questions apparaîtront dans les mois à venir, mais un domaine mérite selon nous une réflexion approfondie : celui des systèmes technologiques capables de faciliter un retour au bureau sécurisé après le confinement.

Un système technologique gagne du terrain au sein de nombreuses organisations : la mesure de l'occupation en temps réel, qui permet de compter précisément le nombre de personnes présentes dans un espace. Des produits comme Density, Vergesense, et PointGrab permettent aux organisations de toute taille de collecter et d'analyser facilement ces données. Ces informations sont encore sous-exploitées et, dans la plupart des cas, ne servent qu'à éclairer les décisions immobilières futures. Ces données sont particulièrement utiles pour ajuster la taille d'un portefeuille immobilier et concevoir une combinaison optimale de salles de réunion de petite, moyenne et grande taille.

Cependant, lorsque les mesures de confinement seront levées, nous ne basculerons pas immédiatement dans un monde post-COVID-19. Nous devrons utiliser les données d'occupation pour prendre des décisions en temps réel. À l'instar des enseignes de grande distribution qui limitent le nombre de clients en magasin, la densité dans les bureaux sera probablement réduite. Les gestionnaires d'installations pourront utiliser leurs systèmes de mesure pour avertir automatiquement les employés lorsqu'un espace a atteint sa capacité maximale de sécurité. La signalétique numérique, les systèmes de messagerie et les applications d'expérience collaborateur peuvent tous être utilisés pour informer les occupants de n'importe quel type d'installation sur les espaces disponibles, ceux qui approchent de leur limite de capacité, et ceux qui ne sont plus accessibles.

Ces systèmes peuvent ensuite rediriger les personnes à la recherche d'un espace de travail — qu'il s'agisse d'une salle de réunion partagée, d'un coin détente ou d'un bureau individuel — vers des zones moins fréquentées au sein du bâtiment. Couplé à une intégration du contrôle d'accès, un système entièrement automatisé pourrait simplement refuser l'accès à d'autres collaborateurs tant que le nombre d'occupants n'est pas repassé sous un seuil défini.

Un autre système technologique important à prendre en compte concerne les appareils personnels que chaque employé porte sur lui. Les smartphones sont au cœur de nos vies personnelles et professionnelles, mais la récente collaboration entre Apple et Google suggère que les entreprises pourront bientôt utiliser ces appareils pour déterminer si un employé a été exposé à une personne testée positive au COVID-19. Une tablette iOS ou Android fixe, installée dans les espaces publics, peut servir de dispositif de surveillance passive pour détecter les smartphones à proximité.

Si la chaîne de notification décrite dans la spécification de traçage des contacts est déclenchée, l'organisation saura qu'une personne ayant fréquenté ses locaux a été exposée à la maladie. Si une organisation utilise déjà des tablettes comme planificateurs de salles et surfaces de contrôle audiovisuel, elle pourrait obtenir des données encore plus précises sur le moment et l'endroit où une personne à haut risque est passée dans ses installations.

Pour l'instant, ces cas d'utilisation sont hypothétiques, mais les systèmes technologiques sont réels et disponibles dès aujourd'hui. Chaque organisation devrait planifier un retour progressif au travail et tirer parti de tous les outils possibles pour maximiser la sécurité et réduire le stress des employés qui retournent au bureau, à une période où la COVID-19 ne nous impose plus le confinement mais reste une préoccupation.