Cet article a bénéficié des contributions de Dave Main, Arnel Avila, Maria F. Gonzalezet Jeff Smith.

Toutes les organisations dont le parc immobilier s'étend, qu'il s'agisse d'entreprises, d'établissements universitaires ou d'infrastructures de transport, sont confrontées au défi de déployer des technologies de manière cohérente sur des zones géographiques diverses, avec des ressources limitées et des délais de plus en plus serrés. L'élaboration de directives et de normes de conception technologique constitue un guide essentiel pour garantir une mise en œuvre uniforme. Dans cet article, nous aborderons trois défis qui surviennent souvent en l'absence de telles directives, suivis des trois avantages majeurs qu'elles procurent aux organisations.

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Les défis liés à l'absence de directives et de normes de conception technologique

Des ordres de modification coûteux

Des ordres de modification coûteux peuvent survenir lorsque l'équipement évolue constamment et qu'il est ajouté tardivement, sans avoir été validé dans le processus de conception. Cela impacte inévitablement le choix des équipements pour les autres corps de métier, ainsi que la conception architecturale ou technique (MEP). Ces modifications résultent également d'un manque de documentation précisant les exigences de coordination entre les systèmes de télécommunications, de sécurité et audiovisuels (AV), qui sont tous connectés au réseau. Une orientation tardive nécessite généralement des retouches, ce qui retarde souvent l'occupation des locaux ou entraîne des interventions après l'emménagement, perturbant ainsi l'environnement de travail.

Une prestation de services incohérente

Nous constatons régulièrement que les organisations dépourvues de normes bien définies sont incapables d'exiger des entrepreneurs une mise en œuvre de haute qualité. L'absence de mesures complètes pour évaluer le travail permet aux entrepreneurs d'appliquer leurs propres standards qui, dans la plupart des cas, ne répondent pas aux besoins fonctionnels du propriétaire. Un exemple frappant est l'absence d'exigences unifiées et cohérentes concernant les plans de récolement (as-built). Si ces documents ne sont pas explicitement requis par les dossiers de projet et clairement définis en termes de format, de niveau de détail et de points de connectivité, ils deviennent pratiquement inutilisables pour l'organisation. Les plans de récolement sont généralement réalisés à moindre coût lors des appels d'offres ; s'ils ne sont pas complets et précis, ils ne permettront pas de soutenir les futurs programmes de mise à niveau des systèmes, d'établir des appels d'offres pour la maintenance, ni d'aider le personnel de service à localiser rapidement les équipements.

Opérations dégradées

Des mises en œuvre incohérentes se traduisent inévitablement par une qualité et une fiabilité moindres pour les utilisateurs des systèmes, ainsi qu'une charge de travail et des coûts accrus pour l'équipe informatique chargée de leur support et de leur maintenance. Dans le domaine de la sécurité, une fonctionnalité altérée signifie un risque accru d'incident et la responsabilité correspondante pour l'organisation.

Avantages des directives et normes de conception technologique

Intégration plus rapide des membres de l'équipe

Qu'il s'agisse de nouveaux membres de l'équipe interne ou de prestataires externes, les directives de conception fournissent le manuel qui met tout le monde sur la même longueur d'onde dès le premier jour. Cela signifie moins de réunions, ce qui permet d'économiser un temps précieux et d'éviter bien des tracas à toutes les parties prenantes. Dans le cas d'une fusion ou d'une acquisition, cela représente un gain d'efficacité considérable.

Collaboration renforcée

Les directives de conception offrent aux départements impliqués dans la mise en œuvre, l'exploitation et la maintenance des systèmes technologiques — Immobilier, Informatique, Services généraux, Opérations et Sécurité — une base commune pour communiquer, ce qui fait souvent défaut en l'absence de normes. Lors des déploiements, chaque équipe, ainsi que les prestataires externes, connaît ses responsabilités, ce qui permet d'éviter les lacunes dans le périmètre du projet.

Cohésion accrue des systèmes

Les systèmes technologiques fonctionnent de manière optimale lorsqu'ils sont conçus et livrés de façon intégrée. Par exemple, l'utilisation croissante des signaux audiovisuels sur le réseau local (LAN) rend nécessaire une coordination étroite du câblage télécom, de l'emplacement des prises de données et des appareils audiovisuels. Cela permet de tirer tous les câbles de données en une seule fois et garantit qu'ils sont de la même marque ou du même fabricant, évitant ainsi que l'intégrateur audiovisuel n'installe ses propres câbles de données non standard pour prendre en charge les appareils audiovisuels connectés au réseau.

TEECOM peut vous aider

Engager une entreprise comme TEECOM pour élaborer des directives et des normes de conception complètes est un investissement qui sera rapidement rentabilisé. Nous travaillons avec nos clients pour comprendre leurs besoins fonctionnels, puis nous les traduisons en plans exploitables à l'échelle mondiale. Grâce à nos expertises internes dans toutes les disciplines technologiques, nous créons des directives de conception multidisciplinaires qui aboutissent à des systèmes technologiques intégrés.

James Copello, notre ancien client chez Dropbox et Aruba, a décrit les avantages des normes que nous avons préparées pour ces organisations : « TEECOM a grandement contribué à rationaliser notre processus de projet global. Leur documentation sur les normes a fourni à notre équipe mondiale de concepteurs, de chefs de projet et d'installateurs un plan de travail unique. En conséquence, notre efficacité et notre organisation globale ont considérablement augmenté. Nous avons également constaté une diminution spectaculaire du nombre de demandes de modification dans l'ensemble de notre portefeuille mondial, ce qui a permis de compenser le coût initial de la documentation et continuera d'être rentable à l'avenir. »