Este artículo contó con las contribuciones de Dave Main, Arnel Avila, Maria F. Gonzalezy Jeff Smith.

Todas las organizaciones con una presencia inmobiliaria en expansión, ya sean corporaciones, instituciones académicas o instalaciones de transporte, se enfrentan al desafío de implementar tecnología de manera coherente en diversas áreas geográficas, con recursos limitados y diferentes, y plazos cada vez más ajustados. El desarrollo de pautas y estándares de diseño tecnológico proporcionará un manual para una implementación consistente. En este artículo, explicaremos tres desafíos que suelen surgir ante la falta de directrices, seguidos de tres ventajas que las organizaciones obtienen al implementarlas.

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Desafíos ante la falta de pautas y estándares de diseño tecnológico

Costosas órdenes de cambio

Las costosas órdenes de cambio pueden ocurrir porque el equipo siempre está cambiando y se añade tarde y sin validación en el proceso de diseño. Esto, a su vez, afecta la selección de equipos para otros gremios, el diseño arquitectónico o el diseño de instalaciones mecánicas, eléctricas y de fontanería (MEP). Las órdenes de cambio también resultan de la falta de documentación que identifique los requisitos de coordinación entre los sistemas de telecomunicaciones, seguridad y audiovisuales (AV), todos los cuales interactúan con la red. La dirección de diseño tardía suele requerir retrabajos, lo que a menudo retrasa la ocupación o continúa ocurriendo después de la misma, causando interrupciones en el lugar de trabajo.

Entrega de trabajo inconsistente

Observamos constantemente que las organizaciones sin estándares bien definidos no pueden exigir a los contratistas una implementación de alta calidad. La falta de métricas integrales para medir el trabajo permite que los contratistas utilicen sus propios estándares, los cuales, en la mayoría de los casos, no ofrecen la funcionalidad que el propietario desea. Un ejemplo es la falta de un requisito unificado y consistente con respecto a la documentación de obra terminada (as-built). A menos que sea requerido por los documentos del proyecto y esté claramente definido en cuanto a formato, nivel de detalle y puntos de conectividad, será casi inútil para la organización. La documentación de obra terminada suele desarrollarse por debajo del costo real cuando se adquiere a través de un proceso de licitación competitiva y, si no se realiza de manera completa y precisa, no respaldará futuros programas de actualización de sistemas, el desarrollo de licitaciones para contratos de mantenimiento, ni permitirá que el personal de servicio localice rápidamente los equipos.

Operaciones deficientes

Las implementaciones inconsistentes se traducen, en última instancia, en una menor calidad y fiabilidad para los usuarios de los sistemas, además de una mayor carga de trabajo y costes para el equipo de TI encargado de su soporte y mantenimiento. En el ámbito de la seguridad, una funcionalidad deficiente implica un mayor riesgo de incidentes y la responsabilidad correspondiente para la organización.

Ventajas de las directrices y normas de diseño tecnológico

Incorporación más rápida de los miembros del equipo

Ya se trate de nuevos miembros del equipo interno o de contratistas externos, las directrices de diseño proporcionan el manual que pone a todos en sintonía desde el primer día. Esto significa menos reuniones, lo que ahorra mucho tiempo y quebraderos de cabeza a todos los implicados. En caso de fusión o adquisición, esto supone una enorme ganancia en eficiencia.

Colaboración mejorada

Las directrices de diseño proporcionan a los departamentos implicados en la implementación, operación y mantenimiento de los sistemas tecnológicos —Inmobiliaria, TI, Instalaciones, Operaciones y Seguridad— una base sobre la cual comunicarse entre sí, algo que a menudo no ocurre cuando no existen normas. Durante las implementaciones, cada equipo, así como los contratistas externos, sabe de qué es responsable, lo que evita lagunas en el alcance.

Mayor cohesión de los sistemas

Los sistemas tecnológicos funcionan mejor cuando se han diseñado y entregado de forma integrada. Por ejemplo, el uso creciente de señales audiovisuales a través de la red de área local (LAN) hace que sea importante coordinar estrechamente el cableado de telecomunicaciones, las ubicaciones de las tomas de datos y los dispositivos audiovisuales. Esto permite tender todos los cables de datos a la vez y garantiza que sean de la misma marca o fabricante, evitando que el integrador audiovisual instale sus propios cables de datos no estándar para dar soporte a los dispositivos audiovisuales conectados a la red.

TEECOM puede ayudarle

Contratar a una empresa como TEECOM para desarrollar directrices y normas de diseño integrales es una inversión que se amortiza rápidamente. Trabajamos con nuestros clientes para entender qué funcionalidad desean y luego traducimos esas necesidades en planos que pueden construirse correctamente a escala global. Con todas las disciplinas tecnológicas bajo un mismo techo, creamos directrices de diseño multidisciplinares que dan lugar a sistemas tecnológicos integrados.

Nuestro antiguo cliente en Dropbox y Aruba, James Copello, describió los beneficios de las normas que preparamos para estas organizaciones: “TEECOM ha ayudado enormemente a agilizar nuestro proceso general de proyectos. Su documentación de normas ha dado a nuestro equipo global de diseñadores, gestores de proyectos e instaladores un plano único sobre el cual trabajar. Como resultado, nuestra eficiencia y organización general aumentaron significativamente. También hemos visto una disminución drástica en la cantidad de órdenes de cambio en toda nuestra cartera global, lo que ha ayudado a compensar el coste inicial de la documentación y seguirá amortizándose a largo plazo”.